24 april 2026
Een verzuimdossier: wat is het en waarom is het nodig?
De Wet verbetering poortwachter verplicht jou als werkgever een sluitend verzuimdossier bij te houden als bewijs van alle re-integratie-inspanningen. Het hoofddoel is het stimuleren van een snelle werkhervatting en het objectief onderbouwen van de gezamenlijke stappen richting het UWV.
Een gebrekkig dossier vormt een groot financieel risico. Indien de documentatie onvolledig is of er deadlines zijn gemist, legt het UWV je onherroepelijk een loonsanctie op. Dit betekent dat de werkgever het loon tot 52 weken extra moet doorbetalen, terwijl de WIA-aanvraag van de werknemer opgeschort kan worden. Een nauwkeurige opbouw van een verzuimdossier is daarom noodzakelijk.
Welke documenten leg je vast in een verzuimdossier tijdens een ziekteperiode?
Een compleet verzuimdossier bevat alle documenten die de re-integratie-inspanningen bewijzen. Het begint bij de probleemanalyse (week 6), waarin de bedrijfsarts de functionele mogelijkheden vastlegt. Op basis hiervan stel je uiterlijk in week 8 het Plan van Aanpak op met concrete werkafspraken.
Gedurende het traject zijn periodieke evaluaties (minimaal elke zes weken) belangrijk om de voortgang en bijsturingen te documenteren. Ook alle correspondentie, zoals uitnodigingen voor gesprekken of waarschuwingsbrieven bij stagnatie, hoort in het dossier thuis. Deze correspondentie is in week 93 bepalend voor een succesvolle beoordeling van je inspanningen door het UWV.
AVG en privacy: zo verwerk je de gegevens veilig
Als werkgever mag je volgens de AVG en de Wet verbetering poortwachter strikt genomen geen medische gegevens verzamelen. Verzamel en bewaar noodzakelijke gegevens over de belastbaarheid en de verwachte verzuimduur.
Dataminimalisatie staat hierbij centraal: leg uitsluitend functionele beperkingen en werkafspraken vast, heb het nooit over diagnoses of behandelplannen.
De toegang tot dit gevoelige verzuimdossier is er alleen voor de direct betrokken casemanager of HR-functionaris. Een goede beveiliging, zoals versleutelde opslag en tweefactorauthenticatie, beschermt deze gegevens tegen onbevoegden. Dit waarborgt de privacy van de werknemer gedurende het gehele re-integratietraject.
Bewaartermijn verzuimdossier en het vernietigen ervan
Na de beëindiging van het dienstverband moet je een verzuimdossier doorgaans twee jaar bewaren. Er zijn echter belangrijke uitzonderingen: documenten met informatie over een loonsanctie of documenten over het eigenrisicodragerschap voor de ZW of WGA moeten vaak vijf tot tien jaar bewaard blijven.
Tegelijkertijd is goede bewijsvoering belangrijk. Zorg ervoor dat je de re-integratiestappen logisch archiveert zolang de wettelijke termijn loopt. Hiermee sta je sterk bij een eventuele controle door het UWV of een juridisch geschil over de gevolgde poortwachter-procedure.
Denk ook na over hoe je de gegevens wist als de bewaartermijn is verstreken. Een goed vernietigingsproces wist de gegevens na deze termijnen definitief en onherstelbaar.
Verzuimdossier afsluiten: evaluatie, overdracht en archiveren
Bij het afsluiten van een verzuimdossier na 104 weken gebruik je een afsluitchecklist om ervoor te zorgen dat alle verplichte documenten voor de eventuele WIA-aanvraag aanwezig zijn. Een volledige afsluitchecklist bevat het Re-integratieverslag (RIV) met de probleemanalyse, het Plan van Aanpak, alle getekende evaluaties en de resultaten van Spoor 2.
Een gezamenlijke evaluatie met de werknemer rondt het traject formeel af, waarbij je de successen en leerpunten van de re-integratie bespreekt. Indien je werknemer uit dienst gaat, vindt er een zorgvuldige overdracht plaats naar het UWV of een eventuele nieuwe werkgever.
De laatste stap is een veilige archivering conform de wettelijke bewaartermijnen. Goede nazorg, zoals een kort contactmoment na de beslissing van het UWV, zorgt voor een menselijke en professionele afronding van het dossier.
Wanneer is een verzuimdossier onvoldoende volgens het UWV?
Het UWV keurt een verzuimdossier af als er gaten in de tijdlijn zitten of als de re-integratie-inspanningen niet concreet genoeg zijn. Dit gebeurt vaak wanneer de probleemanalyse ontbreekt, evaluaties te vaag zijn geformuleerd of wanneer het Spoor 2-traject te laat is ingezet.
Als de arbeidsdeskundige van het UWV oordeelt dat je als werkgever kansen op werkhervatting hebt gemist, wordt het dossier als onvoldoende bestempeld. Dit leidt direct tot een loonsanctie, omdat de bewijslast voor een adequaat traject bij de werkgever ligt.
Hoe voorkom je een loonsanctie door een goed verzuimdossier?
Je voorkomt een loonsanctie door de deadlines van de Wet verbetering poortwachter strikt te volgen en elke stap SMART vast te leggen. Zorg ervoor dat het Plan van Aanpak en de voortgangsgesprekken altijd aangepast zijn op de actuele adviezen van de bedrijfsarts.
Door daarnaast tijdig de koers bij te sturen en alle correspondentie en afspraken zorgvuldig te archiveren, bouw je een sluitend dossier op. Een compleet en transparant dossier laat aan het UWV zien dat je er alles aan hebt gedaan om de werknemer duurzaam te laten re-integreren.
Wil jij de regie over verzuim volledig in de vingers krijgen en loonsancties voorkomen? Schrijf je dan nu in voor een van onze opleidingen en word een expert in effectieve verzuimbegeleiding! Heb je eerst nog vragen? Neem dan contact met ons op.